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論信息系統(tǒng)項目的采購管理

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【摘要】

2019 年 5 月，我作為項目經(jīng)理參與了 xx 省 xx 國有紡織企業(yè)銷售 ERP 信息系統(tǒng)的開發(fā)建設工作，該項目總投資 180 萬元人民幣，建設工期為 6 個月。通過該項目的建設，利用信息化技術手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了企業(yè)內部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實時監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項目于 2019 年 10 月底通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶好評。本文結合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的采購管理，主要從規(guī)劃采購、實施采購、控制采購、結束采購幾個方面進行了闡述。

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【正文】

該項目實現(xiàn)了以下功能：(1)在業(yè)務運行過程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務流程全過程的在線處理，切實提高了該企業(yè)銷售業(yè)務運營效率。(2)實現(xiàn)了客戶下單在線處理。(3)產(chǎn)銷存全過程實時在線， 使各相關領導能夠對生產(chǎn)、倉儲、銷售全過程運行情況及時掌握。(4)為領導層實現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領導層能夠更加準確、及時的對業(yè)務戰(zhàn)略方向做出指導。考慮到軟件的易用性和可移植性，整個產(chǎn)品以業(yè)內知名的 k3/cloud 為核心進行定制開發(fā)，業(yè)務架構上貫穿流程驅動與角色驅動思想， 采用三層 C/S 體系結構，Oracle11g 數(shù)據(jù)庫，采用 JAVA 編程語言，支持各類平臺的接口。 由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務的考核，本項目涉及到的庫存掃碼系統(tǒng)外包給其他公司，因此，項目的采購管理非常重要。在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領域進行了恪盡職守的管理外，特別對項目的采購管

理從如下幾個方面進行了管理。3、規(guī)劃采購管理

凡事預則立不預則廢，項目的采購管理亦是如此。由于公司人力資源限制， 分配給本項目的資源有限，為保證項目整體進度，經(jīng)過對成本和效率進行比較， 我們將項目中的庫存掃碼這一附屬功能進行外包，并征得了業(yè)主方的認可。根據(jù)項目管理計劃以及進度、成本等資源的估算，我們查看需求文件，對需要外包的子項目制作了《采購管理計劃》、《采購工作說明書》，計劃采取招標方式選擇供貨商。《采購說明書》定義了與合同范圍，完成期限及可交付成果。然后與業(yè)主方、監(jiān)理方一起確定了供方選擇標準等一系列文件，作為采購管理工作的方向和指南。

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2、實施采購

在制定好《采購管理計劃》之后，我們在相關網(wǎng)站發(fā)布招標公告，一共有 7 家公司響應這次投標，購買了標書，在開標前，我們組織投標人會議，7 家公司均前來參加并按時提交了投標文件。在開標和投標當天，我們組織了 5 名技術、經(jīng)濟領域的專家組成評標小組，對照《招標文件》《采購工作說明書》以及我們制定的評分標準對參與投標的公司進行打分。根據(jù)評分結果，評標小組對 7 家公

司進行了排名，其中 3 家公司從技術、價格、交貨時間等方面完全滿足我們的需要，其余四家公司均有一項或兩項指標不達標。我們對投標結果進行了公示，從達標的三家公司，我們按照報價，選擇了相對價格較低的 F 公司作為中標單位并簽訂了采購合同。

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3、控制采購

與F 公司的合同簽訂之后，我們開始督促F 公司根據(jù)合同約定的雙方的權利、

義務履行合同責任。我們按照合同約定在合同簽訂五個工作日內支付了 20%的定金，待產(chǎn)品全部交付之后，支付剩余貨款。定金支付后，F(xiàn) 公司一開始完全按照我們的要求進行產(chǎn)品的開發(fā)，開發(fā)進度也能夠與項目總體要求相匹配。項目進展到中期，業(yè)主方提出掃碼系統(tǒng)的一項變更，經(jīng)過分析以及 CCB 批準同意，此項變更我們也按合同要求提交給 F 公司，但由于他們的開發(fā)人員在理解上出現(xiàn)偏差，導致在編碼測試時出現(xiàn)問題。發(fā)現(xiàn)問題后，我及時與 F 公司該項目經(jīng)理溝通， 要求他根據(jù)編碼問題回溯需求文件，并作出修改。由于我在項目進度中設置了冗余時間，此問題造成的延誤并沒有影響到項目的整體進度。

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4、結束采購

采購合同履行結束后，我們按照合同約定支付了 F 公司剩余費用，將采購合同按公司要求歸檔保存，并完成了相關發(fā)票及業(yè)務單據(jù)的入賬。為更好的總結此次采購中的經(jīng)驗教訓，我們又申請審計部門對此次采購過程進行審計，對采購過程中的經(jīng)驗教訓進行總結：(1)在項目的實施過程中，變更不可避免，出現(xiàn)變更后，一定要嚴格按照變更控制流程，由變更發(fā)起人提交書面申請，評估分析對項目的影響，經(jīng)過 CCB 批準后實施，并做好實施結束后的驗證工作，尤其是變更涉及合同內容調整時，更需要及時完成相應的手續(xù)。(2)在今后的采購工作中，確保采購需求的無二義性至關重要。不管是初始的需求還是經(jīng)過批準的變更請求，都需要與供貨方確認理解意思一致。(3)另外，在此次采購中，投標方資質的評價標準比較完善，綜合考慮了供貨的進度、質量以及價格，對各個方面的權重設計合理，也是確保這次采購工作保質保量完成的重要原因。 上述經(jīng)驗、教訓我們都記錄到此次采購的過程總結中，成為今后工作的組織過程資產(chǎn)。

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【結尾語】

經(jīng)過我們團隊的不懈努力，歷時半年，本項目終于于 2019 年 10 月底，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶解決了通過對銷售業(yè)務全過程的在線管理，實現(xiàn)企業(yè)多個產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實時數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運營管理上了一個新的臺階，得到了業(yè)主的好評。項目的成功得益于我有效的采購管理。當然，在本項目中，還有一些不足之處，比如，業(yè)主方出現(xiàn)需求變更后，經(jīng)過批準的需求變更與分包方溝通不清，導致進度出現(xiàn)偏差，不過，經(jīng)過我后期的糾偏， 并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學習和工作中，我將不斷地充電學習，進一步加強與同行的交流，提升自己的業(yè)務和管理水平，力爭為我國的信息化建設做出自己的努力。

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